yksinyrittäjä

Mikroyrittäjän digiloikka - kirjanpito kesäkuntoon

Suomi on luettavissa taloushallinnon digitalisoinnin kärkimaihin, mitä jatkuvasti kehittyvät sähköiset työvälineet ja nyt myös päivitetty kirjanpitolainsäädäntö tukevat. Tekninen kehitys on painottunut pk-yrityksiin, joiden taloushallinnon tuottamisesta kilpailevat jo erittäin monet tilitoimistot sekä järjestelmätoimittajat. Kilpailu ja kehitys ovat myös laskeneet varsinkin rutiinitaloushallinnon kustannuksia pk-yrityksille. Tilitoimistot eivät entisenlaisilla tarjouksilla enää saa hoitoonsa taloushallinnon kokonaisulkoistuksia kun asiakkaat ovat osin jopa sokaistuneet erilaisten reaaliaikaisten järjestelmien matalista kuukausihinnoista. Lievää pettymystä on ilmennyt myöhemmin kun on selvinnyt, että onkin ostettu enemmän järjestelmän käyttöoikeutta kuin taloushallinnon palvelua. Hyviä ja kustannustehokkaita järjestelmiä on joka tapauksessa saatavilla kunhan yritysasiakkaat eivät vain sortuisi vertaamaan "omenoita päärynöihin".

Yksinyrittäjälle tai muulle mikroyrittäjälle ei oleellista kehitystä kirjanpitoon ole kuitenkaan välttämättä osattu tarjota. Kun koko pieni toiminta on omissa näpeissä ei esim. ostolaskujen sähköisen kierrättämisen ympärille rakennetuista palveluista ole välttämättä löydetty muuta kuin lisääntyviä järjestelmä-kustannuksia. Laskujen maksaminen yrityksen verkkopankista taas on ollut ilmaista ja paperisten laskujen sekä kuittien sinänsä vaivalloinen toimittaminen kirjanpitäjälle on ollut vaivan arvoista. Onhan kuukausikirjanpito kuitenkin valmistunut muutamalla satasella kun ammattitaitoinen kirjanpitäjä on lyönyt kaikki tapahtumat koneelle.

Järkevästi ajatellen on kuitenkin mikroyrittäjälle kyseenalaista maksaa rahaa siitä, että joku lajittelee ja mapittelee papereita sekä syöttää järjestelmään tietoja, jotka sinne on otettavissa automaattisestikin. Esimerkiksi sähköiset pankkitiliotteet, pankkien e-laskupalvelut, pilvipalveluihin perustuva arkistointi, sähköiset viranomaisraportoinnit ovat erittäin edullista nykypäivää ja ehdottomasti hyödyntämisen arvoista. Asiakasprosessinsa loppuun asti suunnitelleen tilitoimiston kanssa on tänä päivänä mahdollista nauttia erittäin edullisesta ja vaivattomasta, osittain maksuperusteisesta kirjanpitopalvelusta, joka ei edellytä mikroasiakkaalta ohjelmistoinvestointeja. Kyse on siitä onko tilitoimisto valmis järjestämään asiakkaalle oikeaan panos-/tuotos -ajatteluun pohjautuvaa ekologista palvelua vai laskuttaako tarpeettomasta käsityöstä tai järjestelmistä. Esimerkkiä alan uudenlaisesta asiakaspalvelusta: http://www.digitase.fi/tilinpaatoskampanja/

Elämme Euroopassa mielenkiintoista vaihetta yhden innovatiivisen suomalaisen kehitystyön tuloksen eli sähköisen pankkitiliotteen osalta. Tähän ajatukseen pohjautuva xml-tiliote pitäisi EU komission mukaan olla jo saatavilla eurooppalaisista pankeista, mutta ainakin me etsimme vielä esimerkiksi Italiassa pankkia, jossa oikeasti tiedettäisiin mistä on kyse. Kehitys menee kuitenkin vääjäämättömästi siihen suuntaan, että erilaiseen automatisointiin perustuvaa kirjanpitopalvelua alkaa olla tarjottavissa ympäri Eurooppaa. Kehityksen hyötyjä on eurooppalainen mikroyrittäjä, joka voi rajoittaa kustannuksiaan ja vähentää omaa ajankäyttöään ns. paperityöhön. Suomessa yrittäjä voi jo nyt helposti säästää vaivaa ja helposti yli 1000 euroa vuodessa rutiinikirjanpidosta.

Viime vuoden tilinpäätökset ja veroilmoitus alkavat jo olla kasassa. Kesää kohden mentäessä mikroyrittäjän onkin taas hyvä miettiä miten kirjanpitonsa haluaa järjestää. Jos yrittäjä muuten on hyvinkin digiajassa kiinni niin miksi kirjanpito ei olisi. Vanha perinteinen tapa ei aina ole se järkevin ja maksaa kannattaa ennemmin asiantuntevuudesta kuin paperien käsittelystä.

 

Kirjoittaja on Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja Mikko Ilves (KTM, KLT). 

Digitase Oy tarjoaa pitkälle sähköistettyjä taloushallinnon palveluja eri kokoisille yrityksille. Suomessa palveluvalikoima kattaa taloushallinnon osa-alueet pienyrittäjän lakisääteisestä kirjanpidosta isomman organisaation täysin ulkoistettuun taloushallintoon. Kansainväliset kirjanpitopalvelut tuottaa Digitase Oy:n tytäryhtiö Digibalance Limited.

 

Pienyrittäjän taloushallinnon sähköistäminen, käytännön vinkkejä

Sähköisestä kirjanpidosta ja taloushallinnosta kirjoitellaan nykyään paljon, mutta käytännössä monen pienyrittäjän yritys pyörii melkoisella paperirumballa. Sähköiset järjestelmät toimivatkin usein sillä periaatteella, että yrittäjän käyttöön tulee hyvin monipuolinen pilvessä toimiva ohjelmisto, josta hän ottaa käyttöön niitä osa-alueita mitä katsoo tarvitsevansa ja voi halutessaan antaa oikeuksia osaan ohjelmistosta esimerkiksi ulkopuoliselle kirjanpitäjälle. Eli hyvin toimivaa varsinkin jos yrittäjä on perusteellisesti taloushallintoon perehtynyt asiantuntija ja on halukas maksamaan sekalaisia järjestelmämaksuja! Entä jos kyse onkin esimerkiksi mainosten parissa työskentelevästä graafikosta, asennustöitä tekevästä sähkömiehestä tai kampaamoa pyörittävästä hyvinvointialan yrittäjästä ? Tai mistä tahansa 1-2 hengen yrityksestä, jossa työpäivät painottuvat asiakastyöhön ja hallinto pidetään mahdollisimman kevyenä ja edullisena.

Pienyrityksen taloushallintoon voidaan yleensä minimissään laskea kirjanpito, myyntilaskutus ja maksuliikenteen hoito. Osakeyhtiömuodossa tulee useimmiten tarve järjestää myös palkanlaskenta. Digitase Oy on kehittänyt vaivattoman ja edullisen palvelumallin (www.automaattitilit.fi) pienyrittäjän sähköiselle kirjanpidolle, josta löytyy artikkelia tältä samalta Yrityskanavalta 11.8.2014. Myynti- ja ostolaskujen käsittelyyn löytyy helppoja paperittomia tapoja, jotka toimivat hienosti Automaattitilit –palvelun rinnalla.

Verkkolaskutus on tapa, jolla varsinkin suuremmat organisaatiot haluavat laskunsa nykyään saada. Pienyrittäjä pystyy verkkolaskuja tekemään erillisillä laskutusohjelmistoilla tai nettisovelluksilla. Mikäli kyse on yksittäisistä myyntilaskuista niin riittävät laskutusvalmiudet saat yritysasiakkaana yleensä jo osana verkkopankkia ilman mitään erillistä ohjelmistoa. Erittäin käyttökelpoinen sähköinen laskutusmahdollisuus on Itellan Verkosto –palvelussa, jonka yhteistyökumppaneita Digitase on. Verkoston tunnuksilla pääset laatimaan myyntilaskusi netissä ja laskut toimitetaan asiakkaallesi joko edullisena ja nopeana verkkolaskuna tai ns. e-kirjeenä paperipostilla. Laskuttavan yrittäjän näkökulmasta kaikki tieto on suoraan sähköisessä muodossa.

Ostolaskut yrittäjä maksaa käytännössä syöttämällä verkkopankkiin, jolloin maksuliikenne sinänsä on jo sähköisessä muodossa. Laskujen arkistointi yhdeksi sähköiseksi arkistoksi vaatii hieman enemmän toimenpiteitä. Ehdottomasti suositeltavin ja jatkossa myös edullisin tapa on vastaanottaa laskut verkkolaskuina. Tämä onnistuu yleensä esimerkiksi verkkopankkiisi, jonka e-lasku –palveluun voit vastaanottaa laskuja. Tärkeää on tällöinkin muistaa, että laskut on oltava sähköisessä arkistossa saatavissa yleensä vähintään 6 vuotta. Verkkopankki ei tätä lupaa, joten laskut on vielä tallennettava esim. omalle varmennuskopioitavalle kovalevylle, johon voit samalla skannata edelleen paperimuodossa tulevat laskut.

Itella Verkosto on toimiva vaihtoehto myös ostolaskujen käsittelyyn. Verkostoon voit vastaanottaa sekä aitoja verkkolaskuja että laskuja ns. e-kirjeinä, jotka arkistoituvat automaattisesti. Lisäksi voit skannata samaan arkistoon edelleen paperimuodossa tulevat laskut ja esimerkiksi luotto-/pankkikorttihankintojen kuitit, jolloin kaikki materiaali myös käytännössä löytyy samasta paikasta. Mikäli kirjanpitosi hoituu Automaattitilit tyyliin niin voit lisäksi antaa Digitaseen kirjanpitäjälle oikeudet arkistoon, mikä helpottaa oleellisesti kommunikointia kirjanpitäjän kanssa.

Pienyrittäjän kirjanpidon sähköistämisessä on hyvä muistaa käytännönläheisyys ja yksinkertaisuus. Kaikki materiaali olisi hyvä arkistoida samalla periaatteella, jotta yhteys kirjanpitoon on mahdollisimman selkeä. Myös paperiton palkanlaskenta on helppo yhdistää kirjanpitoon ja siitä aiheesta tuleekin lisätietoa seuraavassa Digitaseen artikkelissa.

Lue lisää Digitaseesta tai Itella Verkosto -palveluista


Kirjoittaja on Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja Mikko Ilves (KTM, KLT).  V__D127

Digitase Oy tarjoaa pitkälle sähköistettyjä taloushallinnon palveluja eri kokoisille yrityksille. Suomessa palveluvalikoima kattaa taloushallinnon osa-alueet pienyrittäjän lakisääteisestä kirjanpidosta isomman organisaation täysin ulkoistettuun taloushallintoon. Kansainväliset kirjanpitopalvelut tuottaa Digitase Oy:n tytäryhtiö Digibalance Limited.

Yksinyrittäjän hankalat paperityöt ?

Usein kuulee yrittäjyyden esteenä tai ainakin merkittävänä haittapuolena olevan kohtuuttoman suuren byrokratian ja paperityön määrän. Totta onkin, että yrityksen hieman kasvaessa ja tietyillä toimialoilla erilaisten ilmoitusten määrä voi olla huomattava ja yrittäjän on tärkeää olla ajantasalla erilaisista vaatimuksista. Yrittäjyyden ensimmäisellä asteella eli yksinyrittäjänä ns. paperitöiden määrää ei kuitenkaan kannata pelätä vaan aihe on hyvin vaivattomasti hoidettavissa.

Yleisimmissä tapauksissa yksinyrittäjä myy omaa työtään tai käy kauppaa ostamillaan tavaroilla. Yritys rekisteröidään verottajan ennakkoperintörekisteriin ja useimmiten myös arvonlisäverorekisteriin. Yrittäjä on valinnut yritysmuodokseen ns. toiminimen eli toiminnan yksityisenä elinkeinonharjoittajana tai perustanut osakeyhtiön, jonka ainoa työntekijä hän on. Osakeyhtiömuotoon liittyy pienessäkin yrityksessä mahdollisuuksia mm. parempaan riskinhallintaan ja verotuksellisen tulon tasaamiseen eri vuosien kesken. Perustotuus on kuitenkin se, että jos kaikki yritystoiminnalla saatu ylijäämä on tarpeellista siirtää omaan henkilökohtaiseen käyttöön, niin verotuksellisen lopputuloksen kannalta on sama kumpaa yritysmuotoa käytetään. Onko yksinkertaisempaa nähdä itsensä elinkeinonharjoittajana tai itse omistamansa osakeyhtiön ainoana työntekijänä? Molemmissa tapauksissa ”paperityöt” ovat helposti hoidettavissa.

Digitase Oy:n tuotekehitys keskittyi nimenomaan yksinyrittäjiin ja muihin ns. mikroyrityksiin kehittäessään Automaattitilit –nimistä palvelukonseptia. Yrittäjä voi unohtaa kauhutarinat iltamyöhään venyvistä päivistä liittyen kirjanpitoon ja veroilmoituksiin. Uutena ja tärkeänä hommana yrittäjällä on lähinnä laskuttaa tai veloittaa asiakkaitaan sopivaksi katsomallaan tavalla, mutta tämä lienee yleensä positiivista. Muuten asioiden hoito on kuten normaali yksityishenkilön asioiden hoito: hankintoja tehdään laskulla tai pankkikortilla ja laskut maksetaan verkkopankissa. Ehkä aiempaa tarkemmin on kiinnitettävä huomiota kuittien ja laskujen säilytykseen, mutta siihen löytyy yksinkertaisen mapittamisen lisäksi myös sähköisiä arkistointivaihtoehtoja. Digitase hoitaa ”paperityöt ” tästä eteenpäin. Luemme liiketapahtumasi kirjanpitoon ja ajamme tarvittavat raportit sekä lähetämme sähköiset veroilmoitukset. Kirjanpitäjämme ovat tarvittaessa yhteydessä, joten asiat hoituvat vaivattomasti ja edullisesti minkä lisäksi tukea on saatavilla Konsulttipalvelustamme. Mikäli olet oman osakeyhtiösi työntekijä niin siihen liittyvät ilmoitukset hoituvat Palkkahallintomme kautta.

Lue lisää www.automaattitilit.fi

 

Kirjoittaja on Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja Mikko Ilves (KTM, KLT).  rcclscan

Digitase Oy tarjoaa pitkälle sähköistettyjä taloushallinnon palveluja eri kokoisille yrityksille. Suomessa palveluvalikoima kattaa taloushallinnon osa-alueet pienyrittäjän lakisääteisestä kirjanpidosta isomman organisaation täysin ulkoistettuun taloushallintoon. Kansainväliset kirjanpitopalvelut tuottaa Digitase Oy:n tytäryhtiö Digibalance Limited.