Kuukausittainen arkisto: syyskuu 2014

Pienyrittäjän taloushallinnon sähköistäminen, käytännön vinkkejä

Sähköisestä kirjanpidosta ja taloushallinnosta kirjoitellaan nykyään paljon, mutta käytännössä monen pienyrittäjän yritys pyörii melkoisella paperirumballa. Sähköiset järjestelmät toimivatkin usein sillä periaatteella, että yrittäjän käyttöön tulee hyvin monipuolinen pilvessä toimiva ohjelmisto, josta hän ottaa käyttöön niitä osa-alueita mitä katsoo tarvitsevansa ja voi halutessaan antaa oikeuksia osaan ohjelmistosta esimerkiksi ulkopuoliselle kirjanpitäjälle. Eli hyvin toimivaa varsinkin jos yrittäjä on perusteellisesti taloushallintoon perehtynyt asiantuntija ja on halukas maksamaan sekalaisia järjestelmämaksuja! Entä jos kyse onkin esimerkiksi mainosten parissa työskentelevästä graafikosta, asennustöitä tekevästä sähkömiehestä tai kampaamoa pyörittävästä hyvinvointialan yrittäjästä ? Tai mistä tahansa 1-2 hengen yrityksestä, jossa työpäivät painottuvat asiakastyöhön ja hallinto pidetään mahdollisimman kevyenä ja edullisena.

Pienyrityksen taloushallintoon voidaan yleensä minimissään laskea kirjanpito, myyntilaskutus ja maksuliikenteen hoito. Osakeyhtiömuodossa tulee useimmiten tarve järjestää myös palkanlaskenta. Digitase Oy on kehittänyt vaivattoman ja edullisen palvelumallin (www.automaattitilit.fi) pienyrittäjän sähköiselle kirjanpidolle, josta löytyy artikkelia tältä samalta Yrityskanavalta 11.8.2014. Myynti- ja ostolaskujen käsittelyyn löytyy helppoja paperittomia tapoja, jotka toimivat hienosti Automaattitilit –palvelun rinnalla.

Verkkolaskutus on tapa, jolla varsinkin suuremmat organisaatiot haluavat laskunsa nykyään saada. Pienyrittäjä pystyy verkkolaskuja tekemään erillisillä laskutusohjelmistoilla tai nettisovelluksilla. Mikäli kyse on yksittäisistä myyntilaskuista niin riittävät laskutusvalmiudet saat yritysasiakkaana yleensä jo osana verkkopankkia ilman mitään erillistä ohjelmistoa. Erittäin käyttökelpoinen sähköinen laskutusmahdollisuus on Itellan Verkosto –palvelussa, jonka yhteistyökumppaneita Digitase on. Verkoston tunnuksilla pääset laatimaan myyntilaskusi netissä ja laskut toimitetaan asiakkaallesi joko edullisena ja nopeana verkkolaskuna tai ns. e-kirjeenä paperipostilla. Laskuttavan yrittäjän näkökulmasta kaikki tieto on suoraan sähköisessä muodossa.

Ostolaskut yrittäjä maksaa käytännössä syöttämällä verkkopankkiin, jolloin maksuliikenne sinänsä on jo sähköisessä muodossa. Laskujen arkistointi yhdeksi sähköiseksi arkistoksi vaatii hieman enemmän toimenpiteitä. Ehdottomasti suositeltavin ja jatkossa myös edullisin tapa on vastaanottaa laskut verkkolaskuina. Tämä onnistuu yleensä esimerkiksi verkkopankkiisi, jonka e-lasku –palveluun voit vastaanottaa laskuja. Tärkeää on tällöinkin muistaa, että laskut on oltava sähköisessä arkistossa saatavissa yleensä vähintään 6 vuotta. Verkkopankki ei tätä lupaa, joten laskut on vielä tallennettava esim. omalle varmennuskopioitavalle kovalevylle, johon voit samalla skannata edelleen paperimuodossa tulevat laskut.

Itella Verkosto on toimiva vaihtoehto myös ostolaskujen käsittelyyn. Verkostoon voit vastaanottaa sekä aitoja verkkolaskuja että laskuja ns. e-kirjeinä, jotka arkistoituvat automaattisesti. Lisäksi voit skannata samaan arkistoon edelleen paperimuodossa tulevat laskut ja esimerkiksi luotto-/pankkikorttihankintojen kuitit, jolloin kaikki materiaali myös käytännössä löytyy samasta paikasta. Mikäli kirjanpitosi hoituu Automaattitilit tyyliin niin voit lisäksi antaa Digitaseen kirjanpitäjälle oikeudet arkistoon, mikä helpottaa oleellisesti kommunikointia kirjanpitäjän kanssa.

Pienyrittäjän kirjanpidon sähköistämisessä on hyvä muistaa käytännönläheisyys ja yksinkertaisuus. Kaikki materiaali olisi hyvä arkistoida samalla periaatteella, jotta yhteys kirjanpitoon on mahdollisimman selkeä. Myös paperiton palkanlaskenta on helppo yhdistää kirjanpitoon ja siitä aiheesta tuleekin lisätietoa seuraavassa Digitaseen artikkelissa.

Lue lisää Digitaseesta tai Itella Verkosto -palveluista


Kirjoittaja on Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja Mikko Ilves (KTM, KLT).  V__D127

Digitase Oy tarjoaa pitkälle sähköistettyjä taloushallinnon palveluja eri kokoisille yrityksille. Suomessa palveluvalikoima kattaa taloushallinnon osa-alueet pienyrittäjän lakisääteisestä kirjanpidosta isomman organisaation täysin ulkoistettuun taloushallintoon. Kansainväliset kirjanpitopalvelut tuottaa Digitase Oy:n tytäryhtiö Digibalance Limited.